Casi todas las empresas pequeñas llevan sus oportunidades en tres sitios a la vez: la bandeja de entrada, el móvil de quien vende y la cabeza de alguien. Funciona hasta que entra la cuarta a la vez, y entonces se cae una y nadie se entera, porque no había ningún sitio donde se notara que faltaba.
Esto es lo mínimo que hace que se note. Una fila por persona que pide algo, dos columnas que se calculan solas y una hoja aparte con las cifras que salen de todo ello.
La descarga
Descargar la plantillaSin registro y sin dejar el correo. Se descarga y ya está.
Qué incluye
- Oportunidades
Una fila por cada persona que pide algo: cuándo entró, de dónde viene, qué pide, cuánto vale, en qué estado está, quién responde, cuál es el siguiente paso y cuándo. Origen y estado van con lista desplegable para que las cifras cuadren. Doscientas filas preparadas y vacías: una fila de ejemplo dentro de la tabla se sumaría a tus cifras, así que el ejemplo va en la hoja «Cómo se usa».
- Días abierta · ¿Sin próxima acción?
Las dos columnas que se calculan solas. La segunda dice «Revisar» cuando una oportunidad sigue abierta y no tiene fecha de siguiente paso: es la que enseña dónde se está perdiendo dinero.
- Tus cifras
Tasa de cierre, ticket medio de las ganadas, facturación ganada, valor de lo que sigue abierto, días medios hasta cerrar y cuántas oportunidades están sin próxima acción. Todo con fórmulas, y un desglose por origen. No se escribe nada aquí.
- Cómo se usa
Para qué es, qué rellenas tú, qué sale solo, la regla que hace que funcione y lo que esta hoja no hace.
Cómo se usa
- Descárgala y empieza a escribir en la primera fila. No hay nada que borrar ni ninguna fórmula que ajustar: en la hoja «Cómo se usa» tienes un ejemplo de fila rellenada por si dudas de alguna columna.
- Apunta una fila cada vez que alguien pide algo, el mismo día. Si lo dejas para el viernes, no lo vas a hacer.
- Usa las listas desplegables de Origen y Estado. Escribir «Google Ads» un día y «google/cpc» otro parte en dos las cifras de la misma campaña, que es exactamente lo que esta hoja existe para evitar.
- Una vez por semana, filtra por la columna «¿Sin próxima acción?» y pon fecha a todas las que digan «Revisar». Es la revisión que sostiene el resto.
- Cuando tengas veinte oportunidades cerradas, lleva la tasa de cierre y el ticket medio de «Tus cifras» a la calculadora de las cuatro cuentas. Ahí es donde se convierten en una decisión de presupuesto.
Qué no se puede saber
La tasa de cierre solo cuenta las oportunidades ya decididas. Con menos de veinte cerradas se mueve mucho: tómala como orientación, no como dato.
Los «Días abierta» de una oportunidad todavía abierta se cuentan hasta hoy, así que cambian cada día que abres la hoja. Es lo que se quiere, pero conviene saberlo antes de comparar dos capturas.
El valor estimado lo pones tú, y casi todo el mundo es optimista con eso. Lo que sigue abierto vale lo que valga tu criterio al rellenarlo.
Esto no sustituye a un CRM cuando el equipo pasa de dos o tres personas, ni guarda el histórico de conversaciones, ni avisa por su cuenta. Es lo mínimo, y lo mínimo hecho vale más que un CRM sin usar.
No lleva nada de seguimiento automático ni se conecta con tu web. Si quieres que los formularios entren solos, eso es otra cosa y no es esta hoja.
Fuentes
- Las fórmulas de la hoja «Tus cifras» se comprobaron con un escenario completo antes de publicarla —cinco oportunidades, dos ganadas, una perdida y dos abiertas—: tasa de cierre 66,7 %, ticket medio 5.400 €, 10.800 € de facturación ganada, 6.000 € abiertos, 25 días de media hasta cerrar, una marcada «Revisar» y el desglose por origen cuadrando con las entradas.
Si alguna fórmula de esta plantilla es incorrecta, se corrige, se sube una versión nueva y se dice en esta misma página.