Organización documental y acceso a la información.
Servicios jurídicos · Gestión documental
Contrastamos los archivos locales y el repositorio de referencia de un despacho de abogados para identificar diferencias y orientar la organización y la migración de su documentación.
01 · Contraste documental
Comprobamos qué documentación aparece en cada ubicación.
Trabajamos en un entorno que combina archivos locales y OneDrive. Contrastamos los inventarios locales con un repositorio de referencia para localizar documentos presentes en una sola ubicación y detectar diferencias que requieren revisión.
Esta comparación nos permite concretar qué documentación debemos revisar antes de organizar su traslado.
Hoja de conciliación
Origen
- Documentación local.
- Repositorio de referencia.
Operación
- Comparación de inventarios.
Hallazgos
- Archivos presentes en una sola ubicación.
- Conflictos o diferencias detectados.
Aplicación
- Información para revisar y organizar la migración.
02 · Interpretación de las diferencias
Distinguimos los archivos que faltan en una ubicación de las diferencias que debemos revisar.
Identificamos los archivos que aparecen únicamente en uno de los inventarios y los conflictos detectados durante el contraste. Diferenciamos ambos hallazgos para orientar su revisión y el trabajo de organización.
Presencia en una sola ubicación
Localizamos archivos que figuran en uno de los inventarios y no en el otro. Los identificamos para revisar su incorporación al conjunto documental.
Conflictos y diferencias
Señalamos las discrepancias detectadas entre ambas ubicaciones para orientar su revisión antes de decidir cómo tratarlas.
Que un archivo aparezca en un solo inventario y que exista un conflicto son hallazgos distintos. Los diferenciamos para que la organización posterior tenga en cuenta qué requiere cada situación.
Qué no implica este contraste
La coincidencia de nombre no equivale a igualdad de contenido. Un archivo presente en una sola ubicación no se presenta como perdido. El contraste orienta la revisión; no afirma que se hayan eliminado duplicados ni que se hayan resuelto todos los conflictos.
03 · Organización y migración
Utilizamos el contraste para orientar la organización y el traslado de archivos.
Trabajamos la organización y la migración documental a partir de los inventarios comparados. Utilizamos la relación de archivos y diferencias para delimitar qué debemos incorporar y qué necesita revisión.
Obtenemos una base concreta para trabajar sobre la documentación: los archivos localizados en una sola ubicación y las discrepancias detectadas durante la comparación.
04 · Evolución del entorno
Planteamos alternativas para el entorno documental del equipo.
Además del trabajo sobre los archivos, planteamos Microsoft 365 Business y una solución NAS con acceso mediante VPN como alternativas para organizar el entorno documental.
Estas alternativas forman parte de la recomendación técnica del caso.
- Alternativa planteadaMicrosoft 365 Business
- Alternativa planteadaNAS con acceso mediante VPN